使用E-mail的99条技巧

今何在

礼仪
1. 不要用公司信箱发私人信件。
2. 如有需要请用Bcc。不要把所有人的地址都写到cc里面，这样容易被发垃圾信的收集到，另外如果那些人互相不认识，也不方便。自己的地址应该写到to里面。
3. 不要发送格式信件。这对朋友和同事来说不礼貌，除非大家都在一个组织中并希望看到这种信。
4. 不要转发链条信。不管它说的是好运还是坏事，不要转发。
5. 职业。不要用u，afk这种手机简写，这在商务中不合适，会让人觉得你孩子气或没文化。
6. 职业2：注意语气。注意你和收信人之间的关系。
7. 小心谨慎。Email不是私人的，它可能在传输途中被截取，也可以在收信人那里存上好多年，还会返回给发信人。所以，不要发自己会遗憾的Email。
8. 缩减签名。最好4行，太多就不好了。
9. 引用。只Copy要回复的句子来引用，引用前面应该有“>”。
10. 愤怒时不要用Email。Email很难传送幽默，但很容易传达愤怒。
11. 澄清。如果有邮件让你不安，最好搞明白你没有误解它。你可以回复去问，说明你以为它是什么意思，确保自己没搞错。
12. 不要向朋友们发垃圾。即便是服务器出错，连发数十封，你也应该为此向朋友们道歉。
13. 注意其他邮件系统的非标准行为。虽然很难说清每个系统的问题，但注意一下总是好的。
14. 适当地回复群组邮件。注意不要随便就回复给所有人。
15. 不要回复每一个群组邮件。有时候群组中的某个邮件并不需要你来回复。
16. 遵守Email法规。比如对商业广告邮件，不同国家有不同的法规，不但是自己国家，也要考虑到收信人所在国家。


沟通及效力
17. 使用有意义的标题，让收信人一下就能明白里面是什么，同时也区别于垃圾邮件。
18. 简短。尽量简短，如果有很多话，可以列成要点。
19. 摘要。在长信之前加上摘要。
20. 可以用模板。如果要重复地大量回复同样的问题时。
21. 需要时可使用“回复所有人”。平时不要用。
22. 也要记得电话。Email有它的优势，但打电话和手写信可以产生亲自接触。
23. 如果真是很紧急，就写上它。比如在标题上加上“URGENT”。
24. 休假时应设置自动回复，这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西，免得有心人知道你家里没人。
25. 使用表情。如果你的情绪可能被误解，就加上这种笑脸  。
26. 校对。写作水平不高可以原谅，敲错字就很难给人好印象，尤其是交稿子或申请工作时。


移动Email
27. 了解限制。
28. 使用Voice-to-text。
29. 小心重复或删除。
30. 专用。最好设个专用的移动信箱。
31. 不要给移动设备发附件。
32. 要节约使用。


生产力，文件夹和过滤
33. 快速回复。要么当时回复，要么先放到“须回复”文件夹内。
34. 24小时内回复，某些行业要求可能更快些。
35. 如果信太长没办法全部答复，就先回个短的，说明过后再细说。
36. 分段回复。如果来信太长又要求全回，就一个要点一个要点地回复。
37. 纪律。定时检查Email，5分钟或5天，固定下来，别人也会依此反应。
38. 按紧迫性分类。设置紧急/必须回复/个人/信息/其他等几个文件夹，把来信按地址分到这些文件夹内。最好配合过滤器，让它自动分类。
39. 有选择。并不是每个信都要回。FYI的，群组的一般都只是看看就行。与工作不相关的也先转发到私人邮箱以后再看。
40. 快速。工作邮件应该是问题和回答，是知识传送。搞笑或论文应该在其他地方。
41. 限制。如果没时间读，就不要订阅太多内容。如果要订，最好用免费信箱来订。
42. 文本通讯。有时文字IM比来往邮件要快。
43. 向大师们学习。诸如43-Folders，GTD等等。
44. GTD。如果没读，就不要把所有信都移到文件夹里，应该是读、回复再归档。
45. 标题要明确。
46. 使用免费信箱。订阅免费内容要用免费信箱。
47. 把垃圾邮件加入黑名单。不要只是删除它们，还应该阻挡发信人，通常垃圾邮件发信人都是重复的。
48. 开启垃圾邮件过滤器。当然，没有过滤器完成准确，所以还应该检查一下垃圾邮件。
49. 抛弃被垃圾占领的邮箱。保存资料，再开一个，记得通知联系人（不现实）。
50. 防止邮件过载。如果不需要回复就不回复。


Email附件
51. 附件要小。邮箱总不是无限的。
52. 不要转发附件。
53. 在正文中包含一点附件摘要。
54. 可以发送链接代替附件。
55. 在线共享文档，比如Google Docs。
56. 在线共享2，如果公司不让用外网，就在内部网上共享。
57. 在线共享3，如果前两个方法都不行，可以用IM来传送。
58. 使用纯文本或RTF格式，不要用Doc格式。造成不要传可执行文件，Doc/xls也可能会有病毒。
59. 可以使用OpenOffice.org的XML格式。
60. 小心打开附件。如果不是自己要的，就不要打开。
61. 知道哪些不能打开。打开垃圾邮件等于做了验证，会引来更多垃圾。


技巧，调整和备份
62. 使用定制的邮件阅读工具。比如定制过滤器，自动分类等。
63. 合并邮件。可以把某个文件夹下或某标签的邮件生成一个单一的RTF或PDF文件，以备以后再读。
64. 更有效地过滤。邮件工具应该提供全选和单选的快速方法，以及分类垃圾和清除全部垃圾的操作。
65. 加速Gmail操作。比如清空缓存和临时文件等方法。
66. 利用Gmail邮箱的别名来更有效地执行过滤。+的用法。


不同邮件系统的技巧
67. 使用Gmail。
68. 少用Gmail的格式。主要考虑到其他信箱的接收。
69. 使用Gmail的星标来追踪对话。
70. 使用Gmail的归档功能。
71. 使用Gmail的空间，Gspace等。
72. 使用Gmail的文件转换功能，把不同的格式转成HTML格式。
73. 使用Gmail的MP3播放功能。
74. Hotmail的坏毛病之一是链接都要在新窗口打开（地址还是乱的）。
75. 从Outlook中直接呼叫联系人，需要通过插件实现。
76. 最新的Outlook也可以订阅RSS。
77. Yahoo Mail beta现在也用Ajax了。


隐私和安全
78. Email隐私权第一规则：没有真的隐私。
79. 遵守Email规定，主要就是企业应该备份全部邮件，所以也没有隐私。
80. Copy信件，这不是备份，而是有关重要事件时，就给老板或其他组内成员抄一份，免得某些人到时候说没收到你的说明之类。这会影响到隐私。
81. 不要随便散发真实的邮件地址，它只应该在同事间和家人间使用。
82. 使用联系表格（留言本）来代替员工邮箱。
83. 把公开的信箱地址打乱，比如把@替换成at等。
84. 使用免费邮箱，但也不要在账号上透露公司名字或真实的账号。
85. 不请自来的内容不要直接取消订阅，这样也等于认证了自己的邮件地址，把它加到黑名单里就行了。
86. 使用纯文本邮件客户端。可以避免钓鱼或病毒。
87. 使用安全的邮件客户端。
88. 邮件加密。
89. 使用freenigma加密。这是一个Firefox扩展，可以对Web邮件进行加密。
90. 秘写。比如把信息隐藏在一张图片中。
91. 尼日利亚骗剧。
92. 小心伪装成Paypal，西联等财务公司的信件，不要点其中的链接。
93. 小心那些伪装成著名组织的来信。
94. 不要被伪装得很好的邮件标题欺骗而打开它，比如伪装成你自己发的信被退回等。
95. 头脑要清醒，在Email世界里你不会中什么奖，也不会中什么彩票。
96. 把这些教给你的小孩。
97. 信息只是删除是不够的，必须破坏它，必要时，可使用大铁锤。
98. 保持机器干净，杀毒等等。
99. 其他参考，见原贴。

这里那里

看来什么东西都有精通不精通的事呀。我搞不懂```太多了``~！
收藏后用空好好看``幸苦LZ

麦穗

很有用！！给楼主加分奖励＠＠

￡☆妖精★￡

恩恩~学习中~嘎嘎~顶

米兴

恩，很实用！